Fichier principal et fichier local

Le fichier principal et le fichier local ne sont pas des normes minimales et les pays sont donc libres de les mettre en œuvre ou non. Jusqu'à présent, la Suisse a refusé d'exiger cette documentation aux entreprises situées en Suisse, mais les multinationales doivent rester vigilantes. Les entreprises ayant leur siège en Suisse peuvent être obligées de déposer un dossier principal ou local à l'étranger en raison de leur activité économique par le biais de membres de groupes ou d'établissements stables étrangers.

Mais que signifie exactement un fichier maître et un fichier local ?

Fichier maître

Le fichier maître est destiné à fournir aux autorités fiscales une vue d'ensemble des activités commerciales du groupe et à les aider à identifier l'existence de risques essentiels en matière de prix de transfert. Il doit contenir les éléments suivants :

• Structure organisationnelle
• Description des activités de l'entreprise
• Informations sur les actifs incorporels
• Aperçu des activités financières intra-groupe
• Situation financière
• Positions fiscales (y compris liste et brève description des décisions fiscales existantes)

Dossier local

Le fichier local est conçu comme un complément au fichier principal. Ainsi, certains renvois au dossier principal sont également autorisés. Le fichier local doit contenir les éléments suivants :

• Des informations plus détaillées sur les relations commerciales transfrontalières importantes au sein du groupe (y compris des informations sur la nature et le montant des transactions avec les parties liées, une analyse de comparabilité, la sélection et l'application de la méthodologie de prix de transfert la plus appropriée).
• Identification des problèmes de prix de transfert
• Les rulings fiscaux relatifs aux opérations commerciales décrites dans le dossier local

Réduction des risques

Si un pays exige un fichier local et un fichier principal, les sociétés doivent les fournir directement aux autorités fiscales locales. Les pays qui exigent légalement le fichier principal et le fichier local n'ont pas encore été définitivement clarifiés. Les pays qui ont annoncé leur mise en œuvre sont l'Allemagne, l'Espagne, les Pays-Bas, la Belgique, la Suède, la Corée du Sud et la Chine. Au fur et à mesure que les pays mettent en œuvre le dossier principal et le dossier local dans leur législation nationale, les exigences relatives au dossier principal et au dossier local ainsi que les seuils et les délais de soumission peuvent varier d'un pays à l'autre.

Il est clair, cependant, que les entreprises qui ne soumettent pas le dossier principal et local, ou qui le soumettent trop tard, peuvent s'attendre à de lourdes amendes. Afin d'atténuer ce risque et d'éviter des coûts inutiles, il est important pour les entreprises de s'attaquer à cette exigence de documentation à un stade précoce. Pour les entreprises en Suisse ayant des liens fiscaux à l'étranger, il est recommandé d'élaborer et de mettre en œuvre un concept global de fichier maître et de fichier local. La documentation doit être considérée comme un ouvrage complet couvrant l'ensemble des activités du groupe et doit être préparée dans une perspective de risque interne et externe pour tous les pays, indépendamment du fait que tous les pays exigent légalement la préparation d'un Master File ou d'un Local File. Cela permet à l'entreprise de réagir rapidement si d'autres pays annoncent la mise en œuvre des fichiers maîtres et locaux. Le niveau de détail de la documentation peut varier selon les pays. Si nécessaire, un fichier local rudimentaire peut être adapté très rapidement à un niveau supérieur requis, ce qui réduirait considérablement le risque d'amendes et de sanctions. En outre, cette approche donne à l'entreprise un bon contrôle sur l'ensemble du système comptable et lui permet d'identifier les incohérences et les erreurs éventuelles et d'en tirer profit en termes de planification.

Remarque finale

Le point d'action 13 du site BEPS marque le début d'une nouvelle ère en matière de planification et d'évaluation fiscales transfrontalières. À l'avenir, les autorités fiscales disposeront d'un niveau d'information qui n'a jamais existé auparavant. Il n'est pas exclu que ce changement frappant du système influence la réflexion et les actions des autorités fiscales dans les différents pays. Les autorités partiront de plus en plus du principe qu'elles peuvent et veulent disposer de toutes les informations pertinentes. Il se pourrait donc que dans un court laps de temps, les pays partent du principe qu'un fichier principal et un fichier local doivent être conservés dans les dossiers des entreprises multinationales.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à l'article " Documentation des prix de transfert et reporting pays par pays (CBC Reporting) " d'Andreas Fross et Daniel Ledergerber dans " Expert Focus ", numéro 10/2017, pp. 726-735.